Windowsで仕事をする人が覚えた方が良いこと

プログラマのような人はさておき、EXCELとかを使ってWindowsで日常業務を行う人は多いと思う。その割に効率的ではないと思われるアプリケーションの使い方をしている人が多いなと近頃感じる。会社の同僚がCtrl+Sで保存しないというのに正直驚いてしまった。
ということで、「Windowsを使って仕事はできるけれど効率的ではないだろう人」を対象に書いてみようと思う。だらだら書いているので、暇なときにでも。

キーボード入力が苦手でも覚えた方が良いショートカット

キー 操作内容
Ctrl + S 上書き保存(一度も保存していない場合は名前を付けて保存)
Ctrl + C コピー
Ctrl + V 貼り付け(ペースト)
Ctrl + Z 元に戻す
Ctrl + F 検索

これがないと本当に仕事ではきついと思う。コピー&ペーストは流石に知っている人が多いと思うけれど、せっかく作った資料を消しちゃったという経験のある人は、今すぐにでもCtrl+Sで保存を覚えた方が良い。マウスでプルダウンメニューから選んで保存するのは作業の集中力に影響があって、なかなか保存しない人が多い。
あと、元に戻すも非常に重要。入力内容を失敗したときに選択してDeleteとかしている人は覚えた方が良いと思う。どこまでの作業まで元に戻せるかはアプリケーションによって違って、EXCELだと保存すると元に戻せなくなるので注意。
検索はWORDでもEXCELでもブラウザでもメモ帳でも重宝すると思うので、ショートカットを覚えたいところ。

自動的に一発でやってくれる作業を地道にやらない

自動化できるところは自動化した方が良いのだけど、あれもこれも覚えるのは大変。とはいえ、以下のような状況では自動化に頼ったほうが良いのではと感じる。

  1. 1〜100までの連番を入力
  2. 一杯ある「はてなダイアリー」という文字を「はてダ」に変更
  3. 下に長いWebページのキャプチャ画像を撮る

1.はEXCELフィルハンドルが良いと思う。仮に10000までであっても、関数とか使わずに愚直にフィルハンドルでスクロールして、それを選択してコピペする方が楽で速いと思う。あと、フィルハンドルは曜日の繰り返しとか他の用途でも使えるので、繰り返しっぽいと思ったときはやってみると良いと思う。
2.は置換を使う。これはメモ帳でもWORDでもEXCELでも、大体のアプリケーションであると思う。プルダウンメニューの編集にあることが多い。検索した言葉を別の言葉に置き換えてくれる。
3.はキャプラとかを使う。リンク先の説明の「スクロールで隠れた部分もキャプチャ可能」がその機能。自分でスクロールしてはPrintScreenを撮ってという繰り返しを地道にしたりしないように。

どこにあったか探さなくて済むように工夫する

全てを諦めてGoogleデスクトップでも良いかもしれないけれど、例えばプログラムを起動するときに「スタート」->「すべてのプログラム」でプログラム一覧を表示すると、その時点で目が目的のアプリケーションの場所を探していると思う。bluewind使えとかいう話もあるけれど、そこまでしなくても、よく使うアプリケーションなんて決まっているのだから、タスクバーのクイック起動にアイコンを置くとか工夫した方が良いと思う。要は頻出度の高いものだけでもピックアップして楽にしておくことが大切だと思う。
メールだと常に自分BCCがお勧め(もちろん毎回自分でBCCを入力したりせずにメーラーの設定で自動入力する)。なぜかというと送信済みのボックスから自分の送信メールを探さなくてよくなるから。全て受信箱で管理したほうが、そのメールの返信もすぐに見れて楽になる。Gmailだと自動的にそうなっているけれど。

面倒な文字とかを毎回入力しない

コピペ元となるテキストファイルを作って、いろいろ箇条書きにしておくのも良いけれど、IME辞書に登録するのも有効。自分の場合、「お」でスペースキーを押して変換させると「お疲れ様です。○○です。」と変換されるようになっていたりする。ただ、ブラインドタッチが高速な人は愚直に入力するほうが、頭を使わなくて速かったりするかもしれないけれど。

知ってそうな人に遠慮せずに聞く

最後だけ人間的なこと。プログラマとかが近くにいる職場だったら、上記のようなことはいくらでも知っているので、とにかく聞いて覚えるのが良いと思う。面倒だなとか大変だなとか思うことが、本当に大変なことなのか、自分のやり方が悪いのか、常に考えていて損はないと思う。
結局のところ、「楽するために楽しないこと」が近道と思われる。勿論、ここで言う「楽しない」は非効率な作業に苦しむことではなくて。